Projektgruppen som inte kunde lita på trafikljusstatusen

Projektet bestod av många delprojekt och involverade över hundra personer på olika avdelningar inom företaget och dess tio underleverantörer.

Som vanligt skedde regelbundna styrgruppsmöten med statusrapportering, demos, heta diskussioner, riskbedömningar, ändringsbeslut med mera.

Ämnet som ständigt väckte många frågor var färgen på delprojektens trafikljusstatus (RAG):

• ”Hur kan du rapportera grönt, när vårt projekt är rött och är helt beroende av din leverans?”
• ”Du var röd förra veckan och nu är du plötsligt grön, men ingenting förändrades egentligen?”
• ”Varför rapporterar du vecka efter vecka gult även när det är veckovisa förändringar?”

Det här orsakade mycket frustration för projektsponsorn som inte kunde lita på vad som sas på mötet och var tvungen att gissa vad den verkliga statusen var när kritiska beslut skulle fattas.

Ungefär halvvägs in i projektet fick statusrapporteringen en stor vändning när en ny programledare klev in och ändrade hur styrgruppens möten sköttes.

För att undvika fallgropen:

• Skapa tidigt tydliga definitioner för vad RAG-status (röd, gul, grön) betyder för ett specifikt projekt. Det är ofta inte samma definition på olika företag, och ibland inte ens samma vid olika projekt inom ett företag.
• Lägg den tid som krävs för att se till att alla projektledare är bekväma med att rapportera den verkliga RAG-statusen för sitt delprojekt eftersom viktiga beslut är beroende av det.
• Kom överens om vilka åtgärder som måste vidtas för att kursen korrigeras vid rapportering av gult eller rött. Projektledaren bör kunna svara på nyckelfrågan: ”Vad behöver vi göra för att komma tillbaka till grönt?”

Det är rätt leverans!